6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır. VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
VERBİSE KAYIT NASIL GERÇEKLEŞTİRİLİR?
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun (“Kurum”) internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılır. Ekrana gelen sayfada yer alan VERBİS butonuna tıklanır ve ilgili alanlar doldurularak VERBİS’e kayıt olunur.
VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR?
VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; – Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, – Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, – Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla; -Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına, -Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine, -Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisince tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı ve alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine, -İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine, -Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine, Sorularla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) KVKK Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı Sayfa 5 imkan sağlanmıştır.
YURTİÇİNDE YERLEŞİK GERÇEK KİŞİ VERİ SORUMLULARININ SİCİLE KAYDI NASIL YAPILACAKTIR?
Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan gerçek kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. (veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak kendisini atayabileceği gibi bir başka kişiyi de atayabilecektir.) Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
Leave a Reply